Dalam merencanakan serta melaksanakan suatu event, tentunya mendapatkan keuntungan dan juga memastikan kegiatan tersebut berjalan lancar adalah tujuan yang paling utama dan yang menjadi perhatian utama dari setiap penyelenggara alias Event Organizer.
Masalah yang umum terjadi pada saat menyiapkan suatu event adalah pada kesalahan atau kekeliruan dari tim yang menyusun rencana anggaran dan juga pada saat menjalankan event tersebut yang tentunya berdampak pada kerugian yang dihasilkan.
Kedua faktor tersebut sangatlah krusial dalam memastikan event berjalan dengan lancar, karena tanpa adanya perencanaan yang baik dan matang, serta pengalokasian dana yang tepat, akan dapat menjadikan biaya penyelenggaraan event menjadi bengkak, dan banyaknya kesalahan yang terjadi di lapangan saat event diselenggarakan.
Banyak sekali penyelenggara yang masih kebingungan dalam menyiapkan serta merencanakan suatu event, bisa jadi karena kurangnya pengetahuan akan event tersebut, atau persiapan yang terlalu terburu-buru sehingga banyak sekali hal yang terlewatkan.
Karena itulah pada pembahasan kali ini, kami akan memberitahukan mengenai bagaimana cara membuat event yang sukses, lancar tanpa kendala, dan tentunya menguntungkan bagi para penyelenggara alias Event Organizer.
Alasan Kenapa Suatu Event Gagal dan Rugi
Sebelum kita melangkah ke tahapan dan cara membuat event yang sukses, sebelumnya anda perlu mengetahui terlebih dahulu apa saja alasan di balik gagalnya suatu event, baik secara finansial alias merugi, ataupun dari sisi kelancaran dan kesuksesan acara.
Banyak hal yang dapat menyebabkan kegagalan serta kerugian suatu event, namun beberapa diantaranya yang akan kami sampaikan antara lain adalah sebagai berikut:
1. Event Organizer yang Kurang Berpengalaman
Alasan pertama suatu event menemui kegagalan adalah pada kurangnya pengetahuan serta pengelaman dari penyelenggara (EO) akan apa-apa saja yang dibutuhkan oleh event tersebut, yang mengakibatkan terjadinya banyak hal yang semestinya bisa diantisipasi sebelum terjadi.
Minimnya pengetahuan dan pengalaman tersebut akan menyababkan banyak terjadinya pengambilan keputusan yang kurang tepat, penanggulangan atas kesalahan yang tidak efektif, atau bisa jadi anda akan sangat terbebani dengan beragam masalah hingga menyebabkan anda malah tidak berbuat apa-apa.
2. Kesalahan saat Menyusun Anggaran
Kedua, yang sering menjadi penyebab kegagalan adalah adanya kesalahan pada saat penyelenggara menyusun rencana anggaran dari event tersebut, yang pada akhirnya menyebabkan kurangnya dana yang dialokasikan untuk suatu kebutuhan atau malah tidak ada sama sekali karena terlewatkan, yang akhirnya akan menyebabkan event tidak berjalan lancar.
3. Koordinasi yang Kurang Baik
Ketiga, kesalahan yang umum terjadi pada saat perencanaan dan pelaksanaan suatu event adalah koordinasi yang kurang baik pada saat hari H, sehingga susunan acara dan kelancaran acara akan berantakan dan mengakibatkan terjadinya banyak kekurangan dan kesalahan yang dapat merugikan, baik secara finansial, ataupun reputasi dari Event Organizer.
4. Persiapan yang Kurang Matang
Masih terkait dengan pengalaman dan koordinasi pada saat merencanakan atau menjalankan event, bisa ditambah dengan persiapan yang juga kurang matang seperti konsep acara yang belum benar-benar dirumuskan dengan jelas, kurang teliti saat merencanakan kegiatan, dan waktu persiapan yang terlalu mepet juga bisa mengakibatkan kegagalan dari suau event.
Cara Membuat Event yang Sukses
Setelah anda mengetahui dan memahami apa saja yang dapat menyebabkan kegagalan atau kerugian pada suatu event, selanjutnya kami akan berikan beberapa tips dan cara membuat event yang sekiranya akan dapat membantu serta memastikan kegiatan tersebut berjalan dengan baik dan bahkan menguntungkan.
1. Pengalaman Menjalankan Event
Seperti telah kami bahas pada faktor penyebab kegagalan event di atas, pengalaman menyelengarakan suatu jenis event tertentu merupakan salah satu yang paling penting untuk diperhatikan, yang tentunya akan lebih baik pada saat pelaksanaannya.
Apabila anda tidak memiliki pengalaman tetapi karena satu dan lain hal tetap ingin melaksanakan suatu event, maka sebaiknya anda menyewa jasa konsultan untuk event ataupun mengajak seseorang yang telah memiliki pengalaman ke dalam tim, atau sekedar berdiskusi dengan mereka yang sudah lebih berpengalaman dibandingkan anda supaya terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan kedepannya.
Dengan membayar jasa konsultan, anda akan memiliki seseorang yang akan selalu mengingatkan anda tentang apa saja yang perlu anda lakukan, memastikan anda tetap selalu fokus, dan juga mengingatkan anda akan tugas dan tanggung jawab yang perlu dikerjakan sebelum dan saat event berjalan.
2. Teliti Saat Menyusun Anggaran
Menyusun anggaran untuk event merupakan salah satu kegiatan terpenting di dalam tahap persiapan sebelum event dilaksanakan, karena disinilah anda dapat mengetahui berapa perkiraan biaya yang anda butuhkan supaya suatu event dapat berjalan lancar.
Periksa ulang anggaran yang telah dibuat, dan sebaiknya untuk item yang sudah anda ketahui berapa persisnya anggaran yang dibutuhkan tetap dialokasikan dengan nominal yang lebih besar dari nilai sebenarnya guna mengantisipasi adanya pengeluaran lebih.
3. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab yang Tepat
Saat membagi-bagikan tugas kepada tim pelaksana, sebaiknya anda benar-benar menunjuk mereka yang sudah paham dan terbiasa di bidang tersebut, atau minimal memiliki kecenderungan untuk dapat beradaptasi serta mengambil keputusan dengan baik.
Di tangan orang yang salah, akan besar kemungkinan tugas yang anda berikan kepada mereka malah berujung berantakan dan bisa mengakibatkan bengkaknya biaya yang semestinya bisa anda tekan.
4. Menentukan Sponsor yang Tepat
Dalam menyusun daftar calon sponsor atau penyumbang dana, sebaiknya sesuaikan dengan jenis kegiatan yang akan anda buat, baik dari segi tema, topik, target pengunjung, dan juga dengan target konsumen dari calon sponsor yang akan anda incar.
Kesalahan dalam menentukan calon sponsor yang tepat bisa berakibat gagalnya kerjasama penyediaan dana yang anda rencanakan yang tentunya akan mengakibatkan kelancaran dari suatu event bisa terganggu.
5. Komunikasi dan Koordinasi antar Tim
Setelah pembagian tugas dan tanggung jawab dilakukan, selanjutnya anda harus memastikan setiap saat, baik dari tahap persiapan hingga pelaksanaan, koordinasi antar tim selalu terjaga dan komunikasi berjalan dengan baik.
Atur waktu untuk bertemu dengan penanggung jjawab dari masing-masing tim, misalnya seminggu sekali atau beberapa kali guna mengupdate seberapa jauh pekerjaan masing-masing penanggung jawab sudah dilaksanakan, dan segera cari solusi apabila menemui kendala.
6. Teliti dan Kritis
Dalam melaksanakan event, anda harus selalu teliti dan kritis, serta tidak menunda-menunda penyelesaian dari suatu kendala yang muncul, sehingga tidak terlewat dan menimbulkan masalah di kemudian hari.
Periksa kembali anggaran dan juga tugas dari masing-maisng tim, dan pastikan semuanya sudah terpenuhi dan tercukupi, sembari terus memikirkan bagaimana cara mengefisienkan suatu pengeluaran supaya dapat menambah keuntungan anda.
Selalu periksa ulang segala sesuatunya lebih dari satu kali, dan pastikan hal-hal yang anda belum yakin kepada mereka yang bertanggung jawab, dan jangan berhenti untuk “menagih” hasil dari tim anda, karena ini semua demi kesuksesan dari acara yang anda jalankan.
7. Jangan Berkutat pada Masalah
Hal lain yang sering terjadi, terutama pada Event Organizer yang kurang berpengalaman, adalah seringnya mereka berkutat pada satu atau beberapa masalah saja, yang menyebabkan tugas lainnya menjadi terhambat.
Apabila anda menemui masalah yang sulit dicari jalan keluarnya, sebaiknya anda tidak menghabiskan waktu untuk mencari jalan keluar untuk masalah tersebut saja, karena terkadang anda harus mengesampingkan hal itu sementara guna memastikan tugas lainnya yang tidak memiliki kendala bisa tetap berjalan lancar.
Namun jangan sampai anda jadi melupakan masalah yang anda kesampingkan tersebut, dan juga jangan sampai anda tidak memikirkan solusinya, karena itu bisa akan dapat menghantui anda semakin acara mendekati akhir, jadi tetap pikirkan solusi sembari menyelesaikan masalah lain yang lebih “mudah” terlebih dahulu.
8. Sigap Mengambil Keputusan
Selain tidak berkutat pada satu atau dua masalah saja, anda juga harus sigap dalam mengambil keputusan, terutama apabila anda adalah ketua pelaksana, dikarenakan kelancaran segala sesuatu di dalam event tersebut bergantung sepenuhnya kepada anda.
Tips yang bisa anda coba adalah dengan cara selalu tenang, dan juga baca serta pahami segala kendala dengan seksama, pikirkan berbagai solusi yang mungkin dapat diterapkan, jangan mengesampingkan alternatif solusi apapun, dan diskusikan segala sesuatunya dengan tim guna lebih memahami tentang kendala tersebut.
9. Evaluasi
Selalu lakukan evaluasi atas setiap perkerjaan yang dilakukan oleh tim anda, sehingga bisa anda deteksi kendala yang kemungkinan akan muncul atau hal-hal yang masih bisa ditingkatkan, sehingga event dapat terlaksana dengan baik.
Konsultasikan segala pekerjaan yang anda evaluasi dengan penanggung jawab dari pekerjaan tersebut, atau dengan konsultan event yang anda pekerjakan, guna memahami apa-apa saja yang perlu dilakukan.
Kesimpulan
Menjalankan suatu event memang membutuhkan koordinasi dan persiapan yang matang, karena pada proses pelaksanaannya akan banyak faktor-faktor tak terduga serta peluang terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan.
Tidak hanya itu saja, bahkan apabila tidak ada hal yang tidak terduga sekalipun, apabila anda kurang memantau dan mengkoordinasikan pekerjaan dengan tim, maka peluang gagalnya suatu event akan tetap mungkin terjadi.
Karenanya, kesigapan anda dalam mengambil keputusan, ketelitian anda saat menyusun anggaran, dan hal-hal lainnya harus selalu anda jaga dan perhatikan dengan baik supaya
Dengan memperhatikan kesembilan hal di atas, anda akan dapat mengelola serta menjalankan suatu event atau kegiatan dengan lebih efektif dan efisien, sehingga acara akan berjalan dengan lancar dan bahkan menghasilkan keuntungan bagi anda.
